[Automation] 문서 대량 생성 자동화 — 계약서·안내문 100장을 1분에

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“이름·금액만 다르고 양식은 똑같은” 문서를 수십·수백 장 손으로 만들고 계신가요? 계약서·안내문·증명서·견적서… 이건 데이터 + 템플릿으로 1분에 끝납니다.

🧩 원리 — “템플릿 + 데이터 = 완성 문서”

flowchart LR
    T[템플릿 1개<br/>빈칸 표시] --> M[자동 결합]
    D[(데이터 표<br/>이름·금액·날짜)] --> M
    M --> O[완성 문서 N개<br/>Word/PDF]

이른바 메일 머지(Mail Merge) 의 확장입니다. 빈칸({이름}, {금액})이 있는 템플릿에 표의 각 행을 채워 문서를 찍어냅니다.

🛠️ 방법 (난이도별)

방법	도구	적합
워드 편지 병합	MS Word + 엑셀	코딩 0, 소량
파이썬 자동화	python-docx · openpyxl	대량·반복·조건부
PDF 변환·발송	+ PDF 변환 + 메일/문자	생성 후 자동 발송까지

# 예: 표의 각 행으로 계약서 자동 생성
from docx import Document
for row in rows:
    doc = Document("계약서_템플릿.docx")
    for p in doc.paragraphs:
        p.text = p.text.replace("{이름}", row["이름"]).replace("{금액}", row["금액"])
    doc.save(f"계약서_{row['이름']}.docx")

🪤 위 코드의 함정 — 서식이 사라지는 문제

p.text = p.text.replace(...) 방식은 간단하지만 두 가지 문제가 있습니다.

1. 서식 손실: 문단의 텍스트를 통째로 다시 쓰면 굵게·글꼴·색 같은 서식이 첫 서식으로 합쳐지거나 사라집니다.
2. 치환 누락: 워드는 {이름}을 입력할 때 내부적으로 {, 이름, }를 서로 다른 조각(run)으로 나눠 저장하는 경우가 있어, 문단 전체를 문자열로 바꾸면 맞지만 조각 단위로 바꾸면 안 맞습니다.

실무에서는 보통 둘 중 하나를 씁니다.

방법	장점	주의
템플릿 엔진 라이브러리(예: docxtpl)	워드 템플릿에 {{ 이름 }}을 쓰고 서식을 그대로 유지, 반복·조건 문단도 가능	템플릿 작성 규칙을 익혀야 함
조각(run) 단위 치환	의존성이 적음	플레이스홀더가 조각에 걸치면 합치는 처리가 필요

# docxtpl 예시 — 서식은 워드에서, 값만 코드에서
from docxtpl import DocxTemplate

for row in rows:
    tpl = DocxTemplate("계약서_템플릿.docx")        # 안에 {{ 이름 }}, {{ 금액 }} 사용
    tpl.render({"이름": row["이름"], "금액": f'{row["금액"]:,}원'})
    tpl.save(f"out/계약서_{row['사번']}_{row['이름']}.docx")

금액은 f'{값:,}'처럼 자리 구분 쉼표를 코드에서 넣고, 날짜는 2026년 7월 3일 같은 표기 규칙을 한 곳에서 정해 두면 100장이 모두 같은 형식으로 나옵니다.

📄 PDF로 만들고 한꺼번에 묶기

• Word 파일을 PDF로 변환하면 받는 사람 환경에 따라 서식이 깨지는 일을 막을 수 있습니다. 서버나 PC에 LibreOffice가 있다면 명령줄(soffice --headless --convert-to pdf)로 폴더 단위 변환이 가능합니다.
• 파일명은 계약서_{사번}_{이름}.pdf처럼 사번 같은 고유값을 넣어 동명이인 덮어쓰기를 막습니다.
• 발송이 필요하면 생성이 모두 끝난 뒤에 별도 단계로 분리해, 검수 없이 나가는 일이 없게 합니다.

✅ 대량 생성 전 검수 절차

1. 샘플 5장 먼저: 첫 행, 마지막 행, 이름이 가장 긴 행, 금액이 가장 큰 행, 값이 비어 있는 행으로 만들어 눈으로 확인합니다.
2. 개수 대조: 입력 행 수 = 생성 파일 수인지 자동으로 비교합니다.
3. 빈칸 탐지: 결과 문서에 {{나 }}가 남아 있으면 치환이 빠진 것이므로 실패로 처리합니다.
4. 생성 기록 남기기: 어떤 데이터 파일로 몇 시에 몇 장을 만들었는지 로그를 남기면, 문서에 문제가 생겼을 때 원인을 바로 찾을 수 있습니다.

💡 이런 데 효과적

• 📄 계약서·근로계약서 대량 발급
• 🧾 견적서·거래명세서·인보이스
• 🎓 수료증·증명서·상장
• 🏷️ 주소 라벨·명찰·초대장

⚠️ 체크 포인트

• 원본 데이터 검증 먼저 — 잘못된 데이터 = 잘못된 문서 100장 (데이터 클렌징)
• 개인정보 보관·파기 정책 준수
• 최종본 사람 확인 — 특히 금액·법적 효력 문서는 표본 검수

📉 도입 효과 한 줄 요약 (예시 ROI) — 계약서·안내문을 1건당 5분씩 100장 손수 작성 = 약 8시간이 자동 생성으로 1분 미만. 발급 성수기 기준 담당자 월 수십 시간 회수 + 오타·금액 오기입 리스크 제거. (예시 기준이며 문서량·양식에 따라 다릅니다.)

📩 반복 문서, 찍어내게 만들어드립니다

양식 1개와 데이터 예시만 주시면 자동 생성 방안을 진단해 드립니다. → Business Inquiry · 200gyu@gmail.com

관련 → 파이썬 엑셀 자동화 · 노코드 자동화

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📎 본 글은 주식회사 탐라야행 기술연구소의 R&D 자산입니다. 함께 읽기 — ⚡ 자동화 대표 사례 · 📖 블로그 안내 · 📩 비즈니스 문의